การประชุมสูตร 40-20-40

ในแต่ละสัปดาห์คุณใช้เวลาอยู่ในการประชุม กี่ประชุม คิดเป็นกี่ชั่วโมง?

แล้วคุณคิดว่ามีกี่ประชุมที่มีประสิทธิภาพ?

ถ้าคุณเป็นคนนำการประชุมเองคุณจะทำให้ การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพกว่า การประชุมอื่นๆที่คุณเข้าร่วมได้อย่างไร?

สิ่งหนึ่งที่ได้เรียนรู้จากการประชุมมาตลอดชีวิตการทำงาน คือ การประชุมจะดี ไม่ดี มีประสิทธิหรือไม่นั้นความสำคัญไม่ได้อยู่ที่เวลาประชุม เท่ากับ การเตรียมตัวก่อนการประชุม และการติดตามผลหลังการประชุม

ผมอ่านเจอหลักการ 40-20-40 continuum ของการประชุม  จากหนังสือ Meeting Together ของ Lois Graessle และ George Gawlinski ซึ่งผมว่ามีประโยชน์มาก เพราะคนจำนวนไม่น้อย เวลาคิดถึงการประชุม มักจะให้ความสำคัญแค่ช่วงเวลาที่จะประชุม แต่ไม่ได้ใช้เวลา และใส่ใจในการเตรียมตัวก่อน และติดตามผลหลังการประชุมมากพอ

สิ่งที่หนังสือแนะนำคือ เพื่อการประชุมที่มีประสิทธิภาพ คุณควรแบ่งความสนใจ 40% สำหรับการเตรียมตัวก่อนการประชุม 20% สำหรับการประชุม และ 40% สำหรับการติดตามผลหลังการประชุม

40% ก่อนการประชุม

• จะประชุมไปเพื่อ? – วัตถุประสงค์การประชุมของคุณชัดเจนรึปล่าว? ทุกคนที่คุณเชิญประชุมทราบมั้ย? คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าการประชุมนี้บรรลุผลตามที่ต้องการหลังประชุมเสร็จ?
• วิธีการประชุม – ทุกคนต้องมาอยู่ห้องเดียวกันมั้ย? ใช้โทรศัพท์ หรือ VDO conference แทนได้รึปล่าว? ชั่วโมงนึงพอมั้ย กับวาระการประชุม?
• สถานที่ – ห้องเล็กไป ใหญ่ไปสำหรับจำนวนคนที่ร่วมประชุมมั้ย? อุปกรณ์ IT ต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับการประชุม?
• จังหวะ (Pace) – ในการประชุม คุณสามารถไปได้เร็วเท่าที่คนที่ช้าที่สุด (นอกจากคุณจะไม่สนใจคนที่ตามไม่ทัน) ลองคิดดูว่ามีวิธีอะไรที่จะช่วยให้ทุกคนในที่ประชุม เข้าใจในเรื่องที่จะคุยก่อนเริ่มประชุม? ใช้การประชุมเป็นเวทีของการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและตัดสินใจ แทนการอธิบายข้อมูลให้คนที่ตามไม่ทัน
• เขียนสรุปผลการประชุมล่วงหน้า – อาจฟังดูแปลก แต่ถ้าเราเขียนสรุปผลการประชุมก่อน อิงตามวาระการประชุม แม้ว่าสุดท้ายผลจะไม่ตรงกับที่คิด แต่จะช่วยให้เราคาดการณ์ และวิเคราะห์สิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุมที่ทำให้ผลเปลี่ยนไปได้ เพื่อพัฒนาการประชุมครั้งต่อไป

20% ระหว่างการประชุม

• การมีส่วนร่วมของผู้ร่วมประชุม – สร้างบรรยากาศให้ทุกคนมีส่วนร่วม อยากให้คนเพียงบางคนควบคุมการประชุม เพียงเพราะคนอื่นไม่กล้าแสดงความเห็น
• การหยุดเพื่อสังเกต – ระหว่างการประชุม ลองถอยออกมาสังเกต body language ของผู้ร่วมประชุม เพื่อปรับโทนของการประชุมให้เหมาะสมกับสถานการณ์ บางครั้งเราอาจอินกับเรื่องที่กำลังถกกันจนลืมสังเกตคนอื่นในห้องว่าไม่มีใครสนใจแล้วก็ได้!

40% หลังการประชุม

• การติดตามผล – ไม่มีประโยชน์อะไร ถ้าการประชุมจะจบหลังหมดเวลา แล้วต่างคนก็แยกย้ายไปทำงานของตัวเอง (หรือไปประชุมเรื่องอื่นต่อ) โดยไม่ได้สนใจสิ่งที่คุยระหว่างการประชุม ประหนึ่งไม่เคยได้ประชุมกัน สิ่งที่ต้องให้แน่ใจว่าบันทึกไว้ในสรุปการประชุม คือ ทุกประเด็นต้องมีเจ้าของเพียงคนเดียวที่รับผิดชอบในการติดตามผล พร้อมกำหนดเวลา ในฐานะคนจัดประชุมอย่าลืมรีบส่งผลการประชุม พร้อมประเด็นที่ต้องตามต่อ ให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องเพื่อยืนยันรายละเอียด และเวลาที่กำหนด ถ้าส่งช้า อาจเสียโมเมนตัมหลังประชุม และอาจมีประเด็นที่เจ้าตัวอาจโมเมจำไม่ได้ หรือบิดไปจากที่ตกลงในที่ประชุม 

อยากเน้นอีกครั้งถึงความสำคัญของการติดตามผล หรือ follow-through หลังการประชุม แม้จะเป็นส่วนที่ยากที่สุดในการประชุม แต่ผลจะออกมาคุ้มกับเวลาที่ทุกคนใช้ในการประชุม สามารถขับเคลื่อนงานไปข้างหน้าได้หรือไม่ก็อยู่ที่ตรงนี้แหละ
________________________________________________________________________________

ถ้าชอบบทความนี้ คุณอาจจะสนใจ Monday’s Spark with Chutchapol.com ซึ่งผมคัดไอเดียเจ๋งๆ คำถามสั้นๆ ที่จะช่วยกระตุ้นพลังในการทำงานทุกเช้าวันจันทร์

Click Here to Subscribe