รับมือคำถามเวลานำเสนออย่างมืออาชีพด้วยหลัก 3R
เคยมั้ยครับ เตรียม present มาเสียดิบดี มาตกม้าตายตอนโดนคำถามหลัง present เสร็จ
ไม่ว่าคุณจะนำเสนอในเวทีเล็กมีคนฟังไม่กี่คน หรือเวทีใหญ่มีคนฟังเป็นร้อย เป็นพัน การรับมือกับคำถามได้ดีจะช่วยให้การนำเสนอครั้งนั้นประสบความสำเร็จได้ยิ่งขึ้น
นอกเหนือจากการเตรียมทำการบ้าน ด้วยการเดาคำถามที่จะคนฟังอาจถาม แล้วหาคำตอบไว้ก่อน ผมมีเทคนิคซึ่งผมใช้ และได้ผลดีมาแนะนำ
เทคนิคนี้จำง่ายๆ ด้วยคำที่ขึ้นต้นด้วยตัว R 3 ตัว ซึ่งได้แก่
Repeat
Response
Review
ผมจะอธิบายว่าแต่ละตัวใช้อย่างไร
เริ่มจากตัวแรก Repeat
เมื่อได้ยินคำถาม การทวนคำถามมีประโยชน์มาก และถ้าสังเกตดีๆ นักพูด หรือผู้บริหารมืออาชีพล้วน เริ่มต้นการตอบคำถามด้วยการทวนคำถามก่อน
เพราะนอกจากจะเป็นการช่วยให้ผู้ฟังคนอื่นๆ ได้ยินคำถามที่หลายครั้งคนถามพูดเบา หรือไม่ได้ใช้ไมค์ การทวนคำถามยังเป็นทวนความเข้าใจของเราว่าเข้าใจประเด็นคำถามได้ถูก แถมยังเป็นการซื้อเวลาให้กับคนตอบในการคิด และเรียบเรียงประโยคได้อีกด้วย
นับว่าเป็นเทคนิคที่คุ้มมาก ทดลองใช้แล้วจะติดใจ
ตามด้วย Response หรือตอบคำถาม
หลังจากทวนคำถามเรียบร้อย ขั้นต่อมาคือการตอบคำถามให้ตรงประเด็น และกระชับที่สุด ถ้าไม่รู้คำตอบ ณ ตอนนั้น
อย่าเดา!
ให้ใช้วิธีจดประเด็นคำถามแล้ว ตอบกลับคนถามหลังการนำเสนอ
คำเตือน ถ้าเรื่องนั้นเป็นเรื่องที่คุณต้องรู้ แต่ดันตอบไม่ได้ขึ้นมา แม้จะจดประเด็นคำถาม แล้วขอตอบกลับทีหลังก็จะไม่ช่วยให้คุณดูดีขึ้น ทางที่ดีควรทำการบ้าน เดาประเด็นคำถาม และเตรียมคำตอบให้ได้มากที่สุดก่อนการนำเสนอจะดีกว่า
จบท้ายด้วยการ Review
หลังจากตอบคำถามครบถ้วนแล้ว ก่อนที่รับฟังคำถามต่อไป ให้ Review หรือถามคนที่ถามคำถามเราว่าตอบครบทุกประเด็นหรือไม่ มีประเด็นที่อธิบายไม่ชัดเจนหรือไม่ หรือถามในมุมการนำคำตอบของเราไปใช้ในการแก้ปัญหาของเขาอย่างไร เพื่อแสดงให้เห็นว่าเราใส่ใจอยากให้คนถามได้คำตอบที่ชัดเจน และนำไปใช้ได้จริงๆ
ถ้าคุณทำทั้ง 3R ทุกครั้งเวลามีคำถามระหว่างการนำเสนอ ผมเชื่อว่าไม่เพียงคนถาม แต่ทุกคนที่อยู่ในการนำเสนอของคุณจะประทับใจ ในความเป็นมืออาชีพของคุณในการรับมือกับคำถามอย่างแน่นอน
ถ้าชอบบทความนี้ คุณอาจจะสนใจ Monday’s Spark with Chutchapol.com ซึ่งผมคัดไอเดียเจ๋งๆ คำถามโดนๆ มาช่วยกระตุ้นพลังการทำงานทุกเช้าวันจันทร์