ออเจ้าว่ากระไร ข้าฟังไม่รู้ความ

4 เทคนิคสื่อสารให้หัวหน้ารู้ความในยุคบางกอก 4.0

 

แม่การะเกด ออเจ้าว่ากระไร ข้าฟังไม่รู้ความ

 

ระหว่างที่ผมดูท่านขุนหมื่นงงกับคำพูดไม่คุ้นหูของแม่การะเกดในละครบุพเพสันนิวาส ผมก็นึกถึงภาพในการทำงานที่หลายครั้งการสื่อสารของคนในทีม ก็ทำให้ผมรู้สึกงง ไม่เข้าใจในสิ่งที่น้องๆ ในทีมพยายามสื่อ ไม่ต่างจากท่านขุนหมื่น

ทั้งๆ ที่เข้าใจถึงความตั้งใจของน้องๆ แต่การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพทำให้หงุดหงิด และเสียเวลาการทำงานทั้งสองฝ่าย

ผมมาทบทวนจากประสบการณ์การสื่อสารกับหัวหน้าที่มีประสิทธิภาพ และไม่มีประสิทธิภาพ บวกกับความคาดหวังของตัวเองในฐานะหัวหน้า สรุปออกมาเป็น 4 เทคนิคที่จะช่วยให้คุณสื่อสารกับหัวหน้า (หรือคนที่ทำงานด้วย) ได้ดีขึ้น

1. อธิบาย context กับ background ของประเด็นที่จะพูด

หลายคนพอมีโอกาสพูดกับหัวหน้า ก็รัวปัญหาใส่หัวหน้าประหนึ่งแร๊พ อโยธยา ซึ่งเราต้องอย่าลืมว่าหัวหน้าไม่ได้รับผิดชอบเรื่องของเราแค่คนเดียว และเขาไม่ได้อยู่หน้างาน ใช้เวลากับงานของเราเท่ากับตัวเรา เพราะฉะนั้นก่อนพูดถึงประเด็นที่ต้องการสื่อ ควรบอก context กับ background ของเรื่องนั้นซักนิด เพื่อให้หัวหน้าเข้าใจที่มาที่ไป สถานะปัจจุบันของเรื่องที่เราต้องการจะสื่อสาร ก่อนจะลงไปที่ตัวประเด็นที่อยากจะพูด

แต่ในกรณีที่หัวหน้าแม่นรายละเอียดของงาน หรือได้พูดคุยกันบ่อยๆ เราก็สามารถที่จะเจาะไปที่สิ่งที่ต้องการจะสื่อสารได้เลย ไม่ต้องเกริ่นให้มากความ

2. ไม่พูดข้ามประเด็นไปมา

รับมือคำถามเวลานำเสนออย่างมืออาชีพด้วยหลัก 3R

เคยมั้ยครับ เตรียม present มาเสียดิบดี มาตกม้าตายตอนโดนคำถามหลัง present เสร็จ

ไม่ว่าคุณจะนำเสนอในเวทีเล็กมีคนฟังไม่กี่คน หรือเวทีใหญ่มีคนฟังเป็นร้อย เป็นพัน การรับมือกับคำถามได้ดีจะช่วยให้การนำเสนอครั้งนั้นประสบความสำเร็จได้ยิ่งขึ้น

นอกเหนือจากการเตรียมทำการบ้าน ด้วยการเดาคำถามที่จะคนฟังอาจถาม แล้วหาคำตอบไว้ก่อน ผมมีเทคนิคซึ่งผมใช้ และได้ผลดีมาแนะนำ

เทคนิคนี้จำง่ายๆ ด้วยคำที่ขึ้นต้นด้วยตัว R 3 ตัว ซึ่งได้แก่

Repeat

Response

Review

ผมจะอธิบายว่าแต่ละตัวใช้อย่างไร

เริ่มจากตัวแรก Repeat

Save Change

ถ้าเปรียบชีวิตเป็นเหมือนการเขียนโปรแกรม

คำพูด หรือการกระทำแต่ละอย่างของคุณ คือการเขียน code หรือคำสั่งแต่ละบรรทัด

ผลของโปรแกรม คือผลลัพธ์ของการกระทำของคุณ

คำถามคือ.. ทุกวันก่อนนอนคุณอยาก save change โปรแกรม(ชีวิต)ของคุณมั้ย?

ถ้าไม่ เป็นเพราะอะไร?

ถ้าคิดแล้วไม่อยาก save change โปรแกรมวันนี้ของเราก็ไม่ต้องเสียใจ เพราะพรุ่งนี้คุณจะมีโอกาสได้เขียนใหม่

สิ่งที่ท้าทายคือ จะเขียน code อย่างไรให้เราอยาก save change ทุกวัน

#NerdMode

วิธีช่วยให้คุณล้มเหลวได้บ่อยขึ้น (อย่างภูมิใจ)

Failure is success in progress.

– Albert Einstein

ผมเคยมีความเชื่อว่าความสำเร็จเป็นสิ่งที่อยู่ตรงข้ามกับความล้มเหลว

จึงพยายามหาวิธีหลีกเลี่ยงความผิดพลาด และล้มเหลวเท่าที่ทำได้ เพราะคิดว่าถ้าเราล้มเหลวแสดงว่าความสำเร็จยิ่งอยู่ห่างกับเราเหลือเกิน อาจทำให้ท้อแท้และถอดใจสู้ได้

แม้ตอนหลังจะรู้ว่า คนที่ประสบความสำเร็จทุกคนล้วนต้องผ่านความล้มเหลวนับครั้งไม่ถ้วนมาก่อน และถ้าเราเพิ่มจำนวนครั้งของความล้มเหลวจากความพยายาม (แต่ต้องเรียนรู้ที่จะไม่พลาดเพราะสาเหตุเดิมด้วยนะ) ยิ่งมีโอกาสที่จะประสบความสำเร็จได้เร็วยิ่งขึ้น 

แต่ปัญหาของคนจำนวนไม่น้อยรวมทั้งผมด้วย คือ ทำอย่างไรถึงจะไม่รู้สึกแย่ หรือกลัวขึ้นเวลาต้องลองอะไรใหม่ๆนอกความคุ้นเคย (comfort zone) ของเรา เพื่อที่เราจะกล้าล้มเหลวได้ง่ายขึ้น และบ่อยขึ้น

หลังจากลองมาหลายวิธี วิธีที่ผมคิดว่าได้ผลที่สุดสำหรับตัวเอง และใช้อยู่ในปัจจุบัน คือ…

การประชุมสูตร 40-20-40

ในแต่ละสัปดาห์คุณใช้เวลาอยู่ในการประชุม กี่ประชุม คิดเป็นกี่ชั่วโมง?

แล้วคุณคิดว่ามีกี่ประชุมที่มีประสิทธิภาพ?

ถ้าคุณเป็นคนนำการประชุมเองคุณจะทำให้ การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพกว่า การประชุมอื่นๆที่คุณเข้าร่วมได้อย่างไร?

สิ่งหนึ่งที่ได้เรียนรู้จากการประชุมมาตลอดชีวิตการทำงาน คือ การประชุมจะดี ไม่ดี มีประสิทธิหรือไม่นั้นความสำคัญไม่ได้อยู่ที่เวลาประชุม เท่ากับ การเตรียมตัวก่อนการประชุม และการติดตามผลหลังการประชุม

ผมอ่านเจอหลักการ 40-20-40 continuum ของการประชุม  จากหนังสือ Meeting Together ของ Lois Graessle และ George Gawlinski ซึ่งผมว่ามีประโยชน์มาก เพราะคนจำนวนไม่น้อย เวลาคิดถึงการประชุม มักจะให้ความสำคัญแค่ช่วงเวลาที่จะประชุม แต่ไม่ได้ใช้เวลา และใส่ใจในการเตรียมตัวก่อน และติดตามผลหลังการประชุมมากพอ