การประชุมสูตร 40-20-40

ในแต่ละสัปดาห์คุณใช้เวลาอยู่ในการประชุม กี่ประชุม คิดเป็นกี่ชั่วโมง?

แล้วคุณคิดว่ามีกี่ประชุมที่มีประสิทธิภาพ?

ถ้าคุณเป็นคนนำการประชุมเองคุณจะทำให้ การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพกว่า การประชุมอื่นๆที่คุณเข้าร่วมได้อย่างไร?

สิ่งหนึ่งที่ได้เรียนรู้จากการประชุมมาตลอดชีวิตการทำงาน คือ การประชุมจะดี ไม่ดี มีประสิทธิหรือไม่นั้นความสำคัญไม่ได้อยู่ที่เวลาประชุม เท่ากับ การเตรียมตัวก่อนการประชุม และการติดตามผลหลังการประชุม

ผมอ่านเจอหลักการ 40-20-40 continuum ของการประชุม  จากหนังสือ Meeting Together ของ Lois Graessle และ George Gawlinski ซึ่งผมว่ามีประโยชน์มาก เพราะคนจำนวนไม่น้อย เวลาคิดถึงการประชุม มักจะให้ความสำคัญแค่ช่วงเวลาที่จะประชุม แต่ไม่ได้ใช้เวลา และใส่ใจในการเตรียมตัวก่อน และติดตามผลหลังการประชุมมากพอ

ประชุมให้ได้งาน: Working Meeting

Group of Multiethnic Busy People Working in an Office

การประชุม กับ การทำงาน มักจะเป็นเรื่องที่หนีกันไม่พ้น

เมื่อเราต้องใช้เวลาไม่น้อยไปกับการประชุม คำถามคือ จะประชุมอย่างไรให้ได้งาน

เชื่อว่าหลายคนคงรู้จักกับหลักทั่วๆไปเกี่ยวกับการประชุมให้มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็น การมีวาระการประชุม ควบคุมให้อยู่ในประเด็น หรือ จดบันทึกการประชุม เป็นต้น

วันนี้หัวหน้าแนะนำทีม (เป็นครั้งที่เท่าไหร่แล้วก็ไม่รู้) ว่าให้ประชุมแบบ working meeting

working meeting นี้เป็นยังไง?

working meeting คือ การใช้ประชุมเป็นตัวขับเคลื่อนให้ได้งาน 

ออกความเห็นในที่ประชุมให้เป็น

Businessman Raising His Hand

เวลาที่คุณไปประชุม แล้วอยากพูดเพื่อแสดงความเห็น คุณจะทำยังไง?  

ไม่ยาก เพราะมีแค่ 2 ทางเลือก คือ พูด กับ ไม่พูด

ปัญหาคือ ถ้าเราเลือกที่จะ “พูด” แต่ดันพูดไม่เป็น ผลลัพธ์ ก็อาจจะออกมาแย่กว่าไม่พูด ตั้งแต่อาจโดนมองว่าอยากดัง ความเห็นไม่เห็นมีประโยชน์ ก้าวร้าว หรือไปทับเส้นใครแล้วโดนตอกกลับหน้าหงาย

ผมเชื่อว่าคนส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วยการเลือกที่จะพูดเพื่อที่จะแสดงความเห็นของตัวเอง ก่อนที่ประสบการณ์ (แย่ๆ) จะค่อยๆบอกให้เราหุบปาก ส่วนหนึ่งอาจเป็นเพราะที่ผ่านมาเรายังแสดงความเห็นไม่เป็น

เมื่อโตขึ้นหลายคนจึงเลือกที่จะ “ไม่พูด” แล้วไปบ่น หรือระบายกับเพื่อนหลังประชุมเสร็จ ซึ่งก็ไม่มีประโยชน์กับตัวเองและทีมเลย

ผมอ่านเจอเทคนิคการพูดเพื่อเสนอความคิดของเราในที่ประชุมจาก Chris Argyris, Harvard Business School ซึ่งผู้บริหารของ P&G พยายามนำมาใช้ (source: Playing to Win: How Strategy Really Works) โดยก่อนจะออกความเห็น ให้พูดประโยคนำนี้ก่อน

I have a view worth hearing, but I may be missing something.

ถ้าในภาษาไทยก็คงประมาณ “ผมมีไอเดียที่อยากเสนอ แต่อาจขาดอะไรไปบางอย่าง” หรืออาจใช้ประโยคอื่นที่สื่อใจความเหมือนกันแทนก็ได้

ซึ่งข้อดีของการพูดนำแบบนี้ก่อนจะออกความเห็นของเรา คือ

1. เราได้พูด แบ่งปันความเห็นของเรากับทีม และความเห็นหรือไอเดีย จะเป็นสิ่งที่เราเพิ่มคุณค่าให้กับที่ประชุม

2. เราบอกว่าสิ่งที่เราคิดและเสนอไม่ได้หมายความว่าเป็นสิ่งที่ดีที่สุด ห้ามเห็นต่าง ห้ามเถียง โดยการบอกว่าสิ่งที่เราเสนออาจขาดอะไรไป ซึ่งคนฟังจะไม่รู้สึกว่าเป็นการยัดเยียดให้ยอมรับความเห็นนี้ และกล้าที่จะเห็นต่าง หรือต่อยอดสิ่งที่เราพูดไป

3. เป็นการสร้างบรรยากาศให้มีการแบ่งปัน และเสริมในส่วนที่ขาด เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

เห็นมั้ยครับ ประโยคนำสั้นๆเพียงประโยคเดียว สามารถเปลี่ยนการออกความเห็นของเราได้ขนาดไหน ลองเทียบกับ การออกความเห็นแบบขวานผ่านซากดู

“ผมคิดว่า……….”

“ผมว่า………”

คนฟังอาจไม่กล้าแย้ง เพราะกลัวว่าการแย้งหรือไม่เห็นด้วยกับความคิด คือ การบอกว่าคนพูดผิด  ซึ่งจากการแบ่งปันอาจกลายเป็นการโจมตีที่ตัวบุคคลโดยไม่ได้เจตนา และแน่นอนว่าไม่มีใครในที่ประชุมที่ต้องการให้เรื่องแบบนี้เกิดขึ้น

ลองฝึกดูนะครับ ได้ผลยังไงก็มาเล่าสู่กันฟังบ้าง :)

การให้เกียรติผู้อื่นในที่ประชุม

 

Observation

เรื่องก็มีอยู่ว่าเมื่อวันศุกร์ที่ผ่านมาก็มีการประชุมเพื่อวางแผนเป้าหมายสำหรับปีหน้า ซึ่งคนที่เข้าประชุมแต่ละคนก็ไม่ใช่ระดับเล็กๆกันแล้ว ต่างคนก็มีความรับผิดชอบในงานที่ตัวเองดูแลอยู่ไม่ใช่น้อย…

ก่อนการประชุมก็จบลงให้ตอนเย็น ก็มีการเปิดโอกาสให้แต่ละคนแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการประชุมวันนี้ว่ามีอะไรที่ดี และอะไรที่ควรนำไปปรับปรุง…

สิ่งหนึ่งที่ทุกคนเห็นตรงกันคือ การให้เกียรติผู้อื่นในที่ประชุม…

หลายครั้งที่หลายคน (รวมทั้งผมด้วย) ไม่ได้ตั้งใจฟังขณะที่คนอื่นกำลังพูด เท่านั้นยังไม่พอ ยังเปิด notebook ทำงานของตัวเองไปด้วย ซึ่งก็เหมือนจะเป็นเรื่องที่เข้าใจได้เพราะแต่ละคนก็มีงานเข้าอยู่ทั้งวัน…

แต่… ก็เหมือนกับความเคยชินที่ทุกคนจะทำงานอื่น หรือ ไม่ได้ตั้งใจฟังในสิ่งที่ผู้พูดจะพูดขณะประชุม

Reflection

กลับมานั่งคิดๆดูถ้าเป็นตัวเราเองก็คงรู้สึกไม่ดีถ้าสิ่งที่เราใช้เวลาเตรียมมานำเสนอ แต่กลับไม่มีคนสนใจฟัง หรือ ฟังแค่บางคนที่เกี่ยวกับเรื่องที่พูดเท่านั้น

ตั้งใจว่าจากนี้ไปจะไม่เอาnotebook เข้าไปในห้องประชุม และจะตั้งใจฟังในสิ่งที่คนอื่นพูดเพื่อเป็นการให้เกียรติในสิ่งที่เค้าจะพูด หรือนำเสนอในที่ประชุม

ถ้าต่อไปเห็นผมไม่ตั้งใจฟังเรื่องที่คุณพูด ก็ช่วยสะกิดผมแรงๆให้รู้ตัว จะเป็นพระคุณอย่างสูง… :)