ประชุมให้ได้งาน: Working Meeting

tips / 8 September 2014 / 6

Group of Multiethnic Busy People Working in an Office

การประชุม กับ การทำงาน มักจะเป็นเรื่องที่หนีกันไม่พ้น

เมื่อเราต้องใช้เวลาไม่น้อยไปกับการประชุม คำถามคือ จะประชุมอย่างไรให้ได้งาน

เชื่อว่าหลายคนคงรู้จักกับหลักทั่วๆไปเกี่ยวกับการประชุมให้มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็น การมีวาระการประชุม ควบคุมให้อยู่ในประเด็น หรือ จดบันทึกการประชุม เป็นต้น

วันนี้หัวหน้าแนะนำทีม (เป็นครั้งที่เท่าไหร่แล้วก็ไม่รู้) ว่าให้ประชุมแบบ working meeting

working meeting นี้เป็นยังไง?

working meeting คือ การใช้ประชุมเป็นตัวขับเคลื่อนให้ได้งาน 

อาจใช้เวลาชั่วโมงเดียว หรือ ทั้งวันขึ้นอยู่กับหัวข้อว่าใหญ่ หรือซับซ้อนแค่ไหน

และการประชุมแบบนี้ไม่ใช่ present Powerpoint สวยงาม แต่มักจะเป็น Excel หรือเขียนบนกระดาน

กางข้อมูลดิบ แล้วถกกัน หรือโทรไปถามคนอื่นถ้าจำเป็น

ถ้าพูดให้เห็นภาพ บรรยากาศในห้องจะคล้ายๆ warroom ขนาดย่อม

หัวหน้าย้ำว่าประชุมกันในทีม ไม่เน้น power point ไม่เน้น present แต่เน้นให้ได้งาน

เน้นสื่อสารให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน แบ่งปันข้อมูล และแชร์สิ่งที่ต้องทำ (แต่ยังไม่ได้ทำ) เพื่อคนอื่นในทีมจะช่วยระดมสมองให้งานเดินไปข้างหน้า

เพราะปัญหาที่เจอในการประชุมแบบธรรมดา คือ แต่ละคนทำคนละส่วนของงาน Project ใหญ่เดียวกัน แต่ไม่ได้สื่อสารกันเท่าที่ควร

คนในทีมเสียเวลากับการเตรียม presentation สำหรับแชร์กับทีม แต่ละคนมีแผนของตัวเอง แต่ไม่สอดคล้องกับแผนของคนอื่นในทีม หรือแผนใหญ่

ดีไม่ดีสุดท้ายพบว่างานบางส่วนคนอื่นทำไปแล้ว แต่ไม่ได้สื่อสารกลับ

ทำให้ทั้งเสียเวลา และงานไม่เดิน

หัวหน้าย้ำเลยว่า ไม่ต้องกลัวเสียหน้าที่จะบอกว่างานส่วนที่ตัวเองทำยังไม่เสร็จ แต่ให้รีบบอกเพื่อที่ทีมจะได้ช่วย และงานเคลื่อนไปข้างหน้าได้

ซึ่งการประชุมแบบนี้ จะคล้ายๆการระดมสมอง หรือ brainstorming แต่สิ่งที่ต่างคือ

การระดมสมองมักใช้ในตอนแรกของงาน เพื่อหาวิธีแก้ปัญหา

แต่ working meeting จะใช้การประชุมเป็นตัวขับเคลื่อนการทำงานของทีม โดยเน้นผลลัพธ์เป็นหลัก

พองานเสร็จ หรือได้ผลลัพธ์แล้ว จะทำ slide สวยแค่ไหนก็ได้

จริงมั้ยครับ?