ประชุมให้ได้งาน: Working Meeting
การประชุม กับ การทำงาน มักจะเป็นเรื่องที่หนีกันไม่พ้น
เมื่อเราต้องใช้เวลาไม่น้อยไปกับการประชุม คำถามคือ จะประชุมอย่างไรให้ได้งาน
เชื่อว่าหลายคนคงรู้จักกับหลักทั่วๆไปเกี่ยวกับการประชุมให้มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็น การมีวาระการประชุม ควบคุมให้อยู่ในประเด็น หรือ จดบันทึกการประชุม เป็นต้น
วันนี้หัวหน้าแนะนำทีม (เป็นครั้งที่เท่าไหร่แล้วก็ไม่รู้) ว่าให้ประชุมแบบ working meeting
working meeting นี้เป็นยังไง?
working meeting คือ การใช้ประชุมเป็นตัวขับเคลื่อนให้ได้งาน
อาจใช้เวลาชั่วโมงเดียว หรือ ทั้งวันขึ้นอยู่กับหัวข้อว่าใหญ่ หรือซับซ้อนแค่ไหน
และการประชุมแบบนี้ไม่ใช่ present Powerpoint สวยงาม แต่มักจะเป็น Excel หรือเขียนบนกระดาน
กางข้อมูลดิบ แล้วถกกัน หรือโทรไปถามคนอื่นถ้าจำเป็น
ถ้าพูดให้เห็นภาพ บรรยากาศในห้องจะคล้ายๆ warroom ขนาดย่อม
หัวหน้าย้ำว่าประชุมกันในทีม ไม่เน้น power point ไม่เน้น present แต่เน้นให้ได้งาน
เน้นสื่อสารให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน แบ่งปันข้อมูล และแชร์สิ่งที่ต้องทำ (แต่ยังไม่ได้ทำ) เพื่อคนอื่นในทีมจะช่วยระดมสมองให้งานเดินไปข้างหน้า
เพราะปัญหาที่เจอในการประชุมแบบธรรมดา คือ แต่ละคนทำคนละส่วนของงาน Project ใหญ่เดียวกัน แต่ไม่ได้สื่อสารกันเท่าที่ควร
คนในทีมเสียเวลากับการเตรียม presentation สำหรับแชร์กับทีม แต่ละคนมีแผนของตัวเอง แต่ไม่สอดคล้องกับแผนของคนอื่นในทีม หรือแผนใหญ่
ดีไม่ดีสุดท้ายพบว่างานบางส่วนคนอื่นทำไปแล้ว แต่ไม่ได้สื่อสารกลับ
ทำให้ทั้งเสียเวลา และงานไม่เดิน
หัวหน้าย้ำเลยว่า ไม่ต้องกลัวเสียหน้าที่จะบอกว่างานส่วนที่ตัวเองทำยังไม่เสร็จ แต่ให้รีบบอกเพื่อที่ทีมจะได้ช่วย และงานเคลื่อนไปข้างหน้าได้
ซึ่งการประชุมแบบนี้ จะคล้ายๆการระดมสมอง หรือ brainstorming แต่สิ่งที่ต่างคือ
การระดมสมองมักใช้ในตอนแรกของงาน เพื่อหาวิธีแก้ปัญหา
แต่ working meeting จะใช้การประชุมเป็นตัวขับเคลื่อนการทำงานของทีม โดยเน้นผลลัพธ์เป็นหลัก
พองานเสร็จ หรือได้ผลลัพธ์แล้ว จะทำ slide สวยแค่ไหนก็ได้
จริงมั้ยครับ?