3 คำถาม เพื่อการสื่อสารที่ดีขึ้นกับหัวหน้า

การสื่อสารเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงาน โดยเฉพาะกับหัวหน้า คนที่มีส่วนได้ส่วนเสียโดยตรงกับความก้าวหน้าในอาชีพการงานของเรา

สำหรับคนที่ทำงานมาซักระยะ จะรู้ว่าการสื่อสารกับหัวหน้าให้มีประสิทธิภาพนั้น ไม่ใช่แค่ พอมีเรื่องอะไรก็เดินดุ่ยๆเข้าไปหา เหมือนเพื่อนร่วมงาน

บางคนเห็นหัวหน้าหน้ามุ่ยอยู่ตลอด ก็ยิ่งเกร็ง หาจังหวะเข้าไปคุยไม่ถูก

พอเข้าไปพบ ก็พูดจาวกวนไปมา จนอาจโดนไล่ตะเพิดออกมา ทำให้ยิ่งกลัวการคุยกับหัวหน้าเข้าไปใหญ่

แน่นอนว่าการแก้ปัญหา ไม่ใช่การหลีกเลี่ยง ไม่สื่อสารกับหัวหน้า เพราะสุดท้ายคนที่เสียจะเป็นเราเอง ที่จะไม่ได้งานตามที่ควรจะเป็น

ขอออกตัวก่อนว่า การเข้าหา และสื่อสารกับหัวหน้า เป็นคนละเรื่องกับการชะเลีย แต่ไม่ทำงานนะครับ ^^”

ผมมองว่าทางแก้ปัญหานี้คือ เราควรหาวิธีเรียบเรียงคำพูดของเราอย่างไร ให้การสื่อสารกับหัวหน้านั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ผมมีคำถามง่ายๆ 3 คำถาม ซึ่งเป็นสิ่งที่อยู่ในใจของหัวหน้าซึ่งเวลาเป็นเงินเป็นทอง เพื่อเตรียมพร้อมก่อนเข้าไปคุย

1. อะไร?

อะไรคือใจความของข้อความที่ต้องการจะบอกหัวหน้า? มีรายละเอียดมากน้อยแค่ไหน? ต้องเป็นตอนนี้รึปล่าว? วิธีไหนที่จะเหมาะสมที่สุด? ส่งโน้ตบอก โทรศัพท์ หรือต้องคุยแบบเห็นหน้า เท่านั้น?

2. แล้วไง?

ทำไมหัวหน้าถึงต้องรู้เรื่องนี้? มันสำคัญกับเขายังไง?

3. แล้วยังไงต่อ?

แล้วต้องการให้หัวหน้าทำอะไรต่อหลังจากคุยกัน? บอกให้รู้เฉยๆ หรือว่าต้องการคำแนะนำ หรือความช่วยเหลือ

 

ถ้าเราใช้คำถามทั้ง 3 ข้อนี้ ช่วยในการเรียบเรียงคำพูด  ให้ตรงประเด็น และกระชับที่สุด ผมเชื่อว่าหัวหน้าจะต้องแปลกใจ กับวิธีการสื่อสารที่เปลี่ยนไป(ในทางที่ดีขึ้น) อย่างแน่นอนครับ

 

____________________________________________________________

ถ้าชอบบทความนี้ คุณอาจจะสนใจ Monday’s Spark with Chutchapol.com ซึ่งผมคัดไอเดียเจ๋งๆ คำถามสั้นๆ ที่จะช่วยกระตุ้นพลังในการทำงานทุกเช้าวันจันทร์

Click Here to Subscribe

Similar Posts

  • |

    มาเป็นคนโชคดีรับตรุษจีนกันเถอะ

    ซินเจียยู่อี่ ซินนี้ฮวดใช้ วันนี้วันตรุษจีน ผู้คนมากมาย หน้าตายิ้มแย้ม แจ่มใส เด็กๆที่เพิ่งได้อั่งเปาจากญาติๆ ก็ออกมาเที่ยว ใช้จ่ายสมกับที่วันนี้เป็นวันเที่ยว น่าเสียดาย ที่วันนี้ก็เป็นวันสอบสำหรับนักเรียน และเป็นวันทำงานสำหรับคนอีกไม่น้อยเหมือนกัน (รวมถึงผมด้วย ^^”) ช่วงเวลาดีๆอย่างนี้ เราจะเห็นคนอวยพรกันมากมาย ซึ่งเรื่องที่อวยพรก็ไม่พ้นเรื่องสุขภาพกาย ความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน เงินทองไหลมา เทมา และอีกเรื่องหนึ่งที่หลายๆคนอยากมี คือ เป็นคนโชคดี พูดถึงเรื่องโชคดี คนจำนวนไม่น้อยที่คิดว่าเป็นเรื่องของโชคลาง เราควบคุมอะไรไม่ได้ พอดีผมอ่านบทความจากหนังสือ The Luck Factor ของ Richard Wiseman ซึ่งเขาทำการค้นคว้าและวิจัยทางวิทยาศาสตร์เป็นเวลา 10 ปี จากคนที่โชคดีมากๆ และโชคร้ายมากๆ เพื่อหาว่าอะไรเป็นสาเหตุให้คนเหล่านี้โชคดี และมีวิธีที่จะเพิ่มโอกาสให้ตัวเองโชคดีมั้ย หรือว่าโชคดีมันแค่เป็นดวงของคนนั้นๆ จากการวิจัย คุณ Richard พบว่าคนโชคดี สร้างโอกาสให้เกิดโชค ด้วยหลักการ 4 ข้อ นั่นแปลว่า คุณเองก็สามารถเพิ่มโอกาสโชคดีให้กับตัวเองได้!! :) หลักการ 4 ข้อนั้นประกอบด้วย

  • |

    ข้อคิดก่อนเปลี่ยนงานใหม่

      ก่อนอื่นต้องขอสวัสดีปีใหม่ไทยทุกท่านก่อน หวังว่าคงสนุกกันตามสมควรอย่างปลอดภัยนะครับ วันนี้จะมาเล่าข้อคิดเรื่องของการเปลี่ยนงานใหม่ ซึ่งได้บอกกับน้องสาวตัวเองก่อนจะไปทำงานที่สิงคโปร์ เห็นว่ามีประโยชน์เลยมาเขียนแบ่งปันเพื่อน ๆ ด้วย ………………………………………………………… ส่วนตัวผมเห็นเพื่อนๆน้องๆที่เพิ่งจบมาใหม่หลายคนเปลี่ยนงานเป็นว่าเล่นในช่วงแรกๆของการทำงาน เหตุผลก็จะวน ๆ อยู่ว่า ไม่ชอบ, ไม่ใช่, ไกล, งาน/ปัญหาเยอะ, ไม่มีเพื่อน, งานใหม่น่าจะเหมาะกว่า, งานใหม่เงินเดือนดีกว่า ฯลฯ ซึ่งก็ไม่ได้ผิดอะไร เพราะเป็นสิทธิ์ของเรา ยิ่งหลายคนจบเกรดดี ๆ profileสวยๆ ใคร ๆ ก็อยากได้ตัว แม้บางครั้งก็แอบแปลกใจเวลาที่เห็นคนเปลี่ยนในเดือน หรือแม้แต่อาทิตย์แรกของการทำงาน (อะไรมันจะขนาดน้าน…) ผมมีสิ่งที่อยากให้คิดซักนิดก่อนที่จะเปลี่ยนงานใหม่ เพื่อจะได้ไม่ต้องมาเสียดายทีหลัง ดังนี้ ถ้าจะเปลี่ยนงานเพราะไม่ชอบ,ไม่ใช่ ให้แน่ใจว่าเราให้เวลากับตัวเอง และพยายามอย่างถึงที่สุดแล้ว อย่าคาดหวังว่างานจะเหมือนกับสิ่งที่เรียนมา แม้จะทำงานตรงสายก็ตาม เรายังต้องทำความเข้าใจกับระบบ วิธีการทำงานของแต่ละบริษัทซึ่งใช้เวลาไม่ต่ำกว่า2-3เดือน (เป็นอย่างน้อย) สำหรับบริษัทใหญ่  ถ้าสุดท้ายเราทั้งพยายามและให้เวลาปรับตัวแล้วยังไม่ใช่ เราก็จะตอบตัวเองได้อย่างสบายใจภายหลังว่างานนี้มันไม่เหมาะกับเราจริง ๆ ถ้าจะเปลี่ยนงานเพราะไกล (เออ…แล้วตอนสมัครไม่รู้เหรอครับว่าไกล) ผมรู้จักหลายคนที่จำกัดตัวเองเวลาหางานว่าต้องเป็นออฟฟิตในกรุงเทพฯ ไม่เปิดโอกาสให้ตัวเอง สำหรับงานต่างหวัด หรือต่างประเทศ ยิ่งไปกว่านั้นบางคนระบุเลยว่าต้องเป็นบริษัทในแนวรถไฟฟ้าเท่านั้น! ก็อยากให้คิดนิดนึงว่าเราปิดโอกาสตัวเองมากไปรึปล่าว…

  • |

    ใช้เวลาทำงานให้น้อยลงกันเถอะ…

      บทความนี้เป็นบทความแรกที่เขียนของปีนี้ ผมก็อยากเริ่มด้วยเรื่องเบาๆที่เอาไปใช้ได้ง่ายๆกันก่อน ขอเกริ่นก่อนนิดนึง เนื่องจากปีที่ผ่านมาผมพยายามหาวิธีทำงานให้มีประสิทธิภาพ เพื่อรับการปริมาณงานที่มากขึ้น โดยการลองกับตัวเองหลายๆวิธี วิธีที่เคยคิดว่าดีที่สุดและใช้มานานกว่าวิธีอื่น คือ ใช้เวลาทำงานกับงานที่เกี่ยวข้องกับคนอื่น เช่น การประชุม, การreview, หรือ coach ทีมงาน เป็นต้น และเอางานที่ตัวเองทำคนเดียวได้กลับมาทำที่บ้าน ซึ่งก็ได้ผลเป็นที่น่าพอใจระดับหนึ่ง แต่ข้อเสียคือ เวลาที่บ้านก็จะหมดไปกับงานพอสมควร และทำให้บางครั้งรู้สึกว่าชีวิตมีแต่งาน (แม้จะสนุก แต่บางครั้งก็มีล้าบ้าง) วันนี้อยู่ๆ็ก็ไอเดียบรรเจิดขึ้นมาระหว่างการวิ่ง (อีกแล้ว) ลองคิดดูว่าระหว่างที่อยู่ที่ทำงานเราใช้เวลาได้เกิดประโยชน์สูงสุดแล้วรึยัง? … สำหรับตัวเองยังคิดว่าไม่

  • |

    ไม่มีอารมณ์ทำงาน/ฟิตเกินนอนไม่หลับ ทำไงดี?

      ชีวิตทำงานทุกวันนี้มีอะไรที่ต้องทำมากมาย ซึ่งแน่นอนว่าถ้าเราทำงานถูกวิธีแล้ว ทำยังไงมันก็จะไม่มีวันหมด (ฮา) แม้ว่าเราจะดูแลร่างกายเป็นอย่างดี ออกกำลังกายให้แข็งแรงแล้ว แต่ก็ยังมีอีกปัจจัยนึงที่มีผลกับการทำงาน นั่นคือ อารมณ์ของเรา…

  • ออเจ้าว่ากระไร ข้าฟังไม่รู้ความ

      แม่การะเกด ออเจ้าว่ากระไร ข้าฟังไม่รู้ความ   ระหว่างที่ผมดูท่านขุนหมื่นงงกับคำพูดไม่คุ้นหูของแม่การะเกดในละครบุพเพสันนิวาส ผมก็นึกถึงภาพในการทำงานที่หลายครั้งการสื่อสารของคนในทีม ก็ทำให้ผมรู้สึกงง ไม่เข้าใจในสิ่งที่น้องๆ ในทีมพยายามสื่อ ไม่ต่างจากท่านขุนหมื่น ทั้งๆ ที่เข้าใจถึงความตั้งใจของน้องๆ แต่การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพทำให้หงุดหงิด และเสียเวลาการทำงานทั้งสองฝ่าย ผมมาทบทวนจากประสบการณ์การสื่อสารกับหัวหน้าที่มีประสิทธิภาพ และไม่มีประสิทธิภาพ บวกกับความคาดหวังของตัวเองในฐานะหัวหน้า สรุปออกมาเป็น 4 เทคนิคที่จะช่วยให้คุณสื่อสารกับหัวหน้า (หรือคนที่ทำงานด้วย) ได้ดีขึ้น 1. อธิบาย context กับ background ของประเด็นที่จะพูด หลายคนพอมีโอกาสพูดกับหัวหน้า ก็รัวปัญหาใส่หัวหน้าประหนึ่งแร๊พ อโยธยา ซึ่งเราต้องอย่าลืมว่าหัวหน้าไม่ได้รับผิดชอบเรื่องของเราแค่คนเดียว และเขาไม่ได้อยู่หน้างาน ใช้เวลากับงานของเราเท่ากับตัวเรา เพราะฉะนั้นก่อนพูดถึงประเด็นที่ต้องการสื่อ ควรบอก context กับ background ของเรื่องนั้นซักนิด เพื่อให้หัวหน้าเข้าใจที่มาที่ไป สถานะปัจจุบันของเรื่องที่เราต้องการจะสื่อสาร ก่อนจะลงไปที่ตัวประเด็นที่อยากจะพูด แต่ในกรณีที่หัวหน้าแม่นรายละเอียดของงาน หรือได้พูดคุยกันบ่อยๆ เราก็สามารถที่จะเจาะไปที่สิ่งที่ต้องการจะสื่อสารได้เลย ไม่ต้องเกริ่นให้มากความ 2. ไม่พูดข้ามประเด็นไปมา

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *