งาน 4 ประเภท และวิธีจัดการก่อนงานท่วมหัว

งานเยอะจนไม่รู้จะเริ่มตรงไหนก่อนเลยพี่!

รุ่นน้องคนหนึ่งตอบผมมาหลังจากที่ผมทักไปเพราะสังเกตว่าช่วงหลัง ๆ บ่นเครียดเรื่องงาน พักผ่อนน้อยตลอด
ผมเลยถามว่าที่ว่างานเยอะคืองานอะไรเยอะ? ก็ตอบไม่ถูก ได้แต่บอกว่างานมันเยอะมาก งานเข้าตลอด ทำเท่าไหร่ก็ไม่ทัน ก่อนจะขอตัวไปปั่นงานต่อ

เหตุการณ์แบบนี้คุ้น ๆ มั้ยครับ?

จะว่าไปผมก็เคยอยู่ในสภาพแบบนี้มาก่อน วิ่งเป็นหนูติดจั่นจนเหนื่อย ก่อนที่มาเข้าใจว่า ถ้าคุณไม่สามารถแบ่งและเข้าใจธรรมชาติของงานแต่ละประเภทได้ ก็ยากที่จะหลุดจากวงจรนี้ เพราะคุณมองไม่ออก ทำให้แก้ปัญหาไม่ถูกจุด
พูดถึงการแบ่งประเภทของงาน ผมชอบวิธีของ Mark McGuinness ในหนังสือ Productivity for Creative People โดยแบ่งงานไว้เป็น 4 ประเภท คือ

(เพิ่มเติม…)

[Mentor Profile] Senior Vice President and Board Member, Leadership Development and Internal Consulting

Me: องค์กรคุณได้รับผลกระทบเรื่องการปรับลดคน จากสภาพเศรษฐกิจช่วงปีนี้มั้ยครับ

Mentor: ก็ไม่เชิงนะ ทีมผมเพิ่งมีคนลาออกไปหนึ่งคน เมื่อ 3 เดือนที่แล้ว ผมไม่มัปัญหาต้องลดคน แต่ผมเลือกที่จะไม่หาคนมาแทนเอง

Me: แล้วในทีมไม่บ่นเหรอครับ

Mentor: ก็มีบ่นเป็นปกติแหละ แต่เราต้องแยกให้ออกว่าระหว่างส่วนของอารมณ์ กับตัวเนื้องานจริง ๆ ในส่วนของอารมณ์ ผมเข้าใจว่าทีมก็ต้องมีบ่น หรือไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลในช่วงแรกเป็นธรรมดา ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ 4 ขั้นของการเปลี่ยนแปลง (4 Phases of transition: Denial > Resistance > Exploration > Commitment)

สิ่งที่ผมทำคือ รับฟัง เข้าใจ และท้าทายให้ทีมตั้งคำถามกับขั้นตอนการทำงานต่าง ๆ เพื่อให้มีประสิทธิภาพมาขึ้น โดยให้จำนวนคนเท่าเดิม ส่วนตัวเนื้องานผมก็ดูเรื่องการกระจายงานในทีม ไม่ใช่หนักที่คนไดคนหนึ่งจนทำไม่ไหว และขณะเดียวกันผมก็ต้องดึงงานขึ้นมาช่วยทีมทำด้วย

ตอนนี้ผ่านมา 3 เดือน งานก็ยังเดินได้ ระบบงานไหนที่ซับซ้อน ไม่เกิดคุณค่าก็ตัดออก แม้ยังไม่ถึงกับ commit เต็มที่ แต่ในทีมก็ช่วยกันหาวิธีทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะไม่อย่างนั้นงานจะท่วมตัวเอง

Me: แล้วเงินที่เหลือจากการลดจำนวนคนเอาไปทำอะไรเหรอครับ (เพิ่มเติม…)

แขกรับเชิญ [คุยแบบชัชๆ] ท่านที่แปด ผมได้รับเกียรติจาก ดร.การดี เลียวไพโรจน์ กรรมการผู้จัดการ C asean มาพูดคุยแบ่งปันประสบการณ์ในมุมมองของผู้หญิงมากความสามารถ ทั้งในฐานะอาจารย์มหาวิทยาลัย ก่อนจะผันตัวมารับบทบาทใหม่ในฐานะผู้บริหาร โดยไม่พลาดบทบาทคุณแม่ที่ยอดเยี่ยมอีกด้วย

ตลอดการสัมภาษณ์นี้ ผมรับรู้ถึงพลังของดร.การดี หรือพี่อ้อ ที่ต้องการจะผลักดันงานทุกอย่างที่รับผิดชอบให้ออกมาดีที่สุด และยังสนุกกับชีวิตในทุกวัน

สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้

  • Trend และสิ่งที่อยากบอกกับเด็กไทยรุ่นใหม่
  • App ประจำที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
  • เคล็ดลับการทำงานให้มีความสุข
  • นิยามความสำเร็จ

(เพิ่มเติม…)

ผมอ่านเจอ infographic จากรายงานของ Bersin by Deloitte มีข้อมูลน่าสนใจ และเป็นประโยชน์กับทั้งสำหรับผู้เรียน และผู้สอนในยุคปัจจุบัน เลยเก็บมาฝากกันครับ

Interesting Facts:

  • ในยุคดิจิตอล ข้อมูลมากมายมหาศาลทุกช่องทางส่งผลให้
    • ถูกรบกวนตลอด ไม่มีสมาธิ (Distracted)
      • หยิบมือถือขึ้นมาดูชั่วโมงละ 9 ครั้ง
      • ถูกสารพัด Website, App, VDO clip ดึงความสนใจทั้งวัน
      • ถูกรบกวน ขัดจังหวะทุก 5 นาที จาก work application หรือ collabolation tool ต่าง ๆ
    • ไม่มีความอดทน (Impatient)
      • คนส่วนใหญ่ไม่ทนดู VDO clip ยาวกว่า 4 นาที
      • ถ้าเนื้อหาไม่โดนใน 5-10 วินาทีแรก ก็จะไม่สนใจเนื้อหาหลังจากนั้น
    • สำลักข้อมูล (Overwhelmed)
      • 41% ของเวลาทำงานใช้ไปกับสิ่งที่ทำให้ตัวเองรู้สึกดี แต่งานไม่เดิน
      • 2 ใน 3 ของพนักงานบ่นว่าไม่มีเวลาทำงาน
  • ทั้งที่ทุกคนรู้ว่าเราต้องพัฒนาตัวเองเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ เพื่อไม่ถูกหุ่นยนต์แย่งงาน แต่โดยเฉลี่ย พนักงานใช้เวลาเพียง 1% ไปกับการอบรมและพัฒนาตัวเองเท่านั้น!
  • Half-life ของทักษะการทำงานปัจจุบันส่วนใหญ่เหลือเพียง 2.5-5 ปี
  • 80% ของการเรียนรู้มาจากประสบการณ์ทำงาน โดยเรียนรู้ได้จากเพื่อนร่วมงาน หัวหน้างาน

What does it mean for the learner?

  • ให้ความสำคัญกับการพัฒนาตัวเองมากขึ้น
  • เลือกรับสื่อ และการใช้เวลากับกิจกรรมที่ดูดเวลาไปโดยไม่รู้ตัว
  • ลดการทำหลายอย่างพร้อมกัน (Multi-tasking)
  • เรียนรู้เพิ่มเติมจากเพื่อนร่วมงานด้วยการถาม และแบ่งปันความรู้

(เพิ่มเติม…)