งาน 4 ประเภท และวิธีจัดการก่อนงานท่วมหัว
งานเยอะจนไม่รู้จะเริ่มตรงไหนก่อนเลยพี่!
รุ่นน้องคนหนึ่งตอบผมมาหลังจากที่ผมทักไปเพราะสังเกตว่าช่วงหลัง ๆ บ่นเครียดเรื่องงาน พักผ่อนน้อยตลอด
ผมเลยถามว่าที่ว่างานเยอะคืองานอะไรเยอะ? ก็ตอบไม่ถูก ได้แต่บอกว่างานมันเยอะมาก งานเข้าตลอด ทำเท่าไหร่ก็ไม่ทัน ก่อนจะขอตัวไปปั่นงานต่อ
เหตุการณ์แบบนี้คุ้น ๆ มั้ยครับ?
จะว่าไปผมก็เคยอยู่ในสภาพแบบนี้มาก่อน วิ่งเป็นหนูติดจั่นจนเหนื่อย ก่อนที่มาเข้าใจว่า ถ้าคุณไม่สามารถแบ่งและเข้าใจธรรมชาติของงานแต่ละประเภทได้ ก็ยากที่จะหลุดจากวงจรนี้ เพราะคุณมองไม่ออก ทำให้แก้ปัญหาไม่ถูกจุด
พูดถึงการแบ่งประเภทของงาน ผมชอบวิธีของ Mark McGuinness ในหนังสือ Productivity for Creative People โดยแบ่งงานไว้เป็น 4 ประเภท คือ
1. Ongoing
คือ งานประจำปกติของเราที่ต้องทำทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือน
2. Events
คือ เหตุการณ์หรือโครงการที่มีจุดเริ่มต้น และสิ้นสุดแน่นอน และไม่ใช่สิ่งที่เกิดขึ้นบ่อย ๆ เป็นปกติจนเป็นส่วนหนึ่งของงานประจำ
3. Backlogs
คือ งาน Ongoing ที่ค้างสะสม อาจเป็นเพราะเราลาป่วย ลาพักร้อนไปเที่ยวหลายวัน
4. Asset Building
คือ งานที่ช่วยสร้างทักษะ เพิ่มคุณค่าให้กับเราในระยะยาว เช่น การเข้าอบรม การทำงานเพื่อฝึกทักษะที่จำเป็นในอนาคต
วิธีจัดการกับงาน
- ก่อนจะเริ่มจัดการกับงานประเภทต่าง ๆ ขั้นแรก ให้หยิบกระดาษมา เขียนงานที่บอกว่าท่วมหัวอยู่ลงในกระดาษ โดยแบ่งเป็น 4 ประเภท
- ลองดูว่าจำนวนงานที่อยู่ในช่องแรก (Ongoing) ถ้าคุณรู้สึกกว่า เพียงทำงานในช่องนี้ช่องเดียวก็ทำไม่ทัน งานท่วมหัวแล้ว ให้นัดคุยกับหัวหน้าด่วน เพราะนี่เป็นสัญญาณอันตราย ที่ต้องรีบคุย อาจให้หัวหน้าช่วยจัดความสำคัญของงาน หรือให้ความช่วยเหลือ ให้ทรัพยากรเพิ่ม เพราะถ้าเราไม่ไหว เราจะฉุดผลงานของทั้งทีมลง
- ถ้างานของคุณกระจายอยู่ในช่องต่าง ๆ แสดงว่างานของคุณมีส่วนผสมที่ดีระหว่างการประจำ งานแทรกชั่วคราว และงานที่จะช่วยสร้างทักษะและคุณค่าของเราในอนาคต
- หลักการของการปริมาณงานที่เหมาะสมคือ งานประจำ (Ongoing) + งานอีก 1 ประเภท ในช่วงเวลาหนึ่ง
- ที่สำคัญคือ คุณอาจไม่สามารถทำงานทุกอย่างได้พร้อมกัน แต่ให้แน่ใจว่างานประจำ ซึ่งเป็นงานหลักที่บริษัทคาดหวังอยู่ใน Job Description และงานในกลุ่มที่เหลืออีก 1 กลุ่ม ไม่หลุด
- Asset Building เป็นสิ่งที่สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน เลยทำให้หลายคนมองข้ามไปในการทำงาน กว่าจะรู้ตัวอีกที คนอาจพบว่าคุณไม่ได้สร้างอะไรไว้ให้ตัวเองเลย
ลองนำวิธีการแบ่งประเภทงาน และการจัดการไปปรับใช้ดูนะครับ มีความเห็นหรือเทคนิคอะไรก็มาแบ่งปันใน comment ข้างล่างนี้ได้
ถ้าชอบบทความนี้ คุณอาจจะสนใจ Monday’s Spark with Chutchapol.com ซึ่งผมคัดไอเดียเจ๋งๆ คำถามสั้นๆ ที่จะช่วยกระตุ้นพลังในการทำงานทุกเช้าวันจันทร์
