5 บทเรียนจากการนำเสนอกับผู้บริหาร

อาทิตย์ที่ผ่านมาเป็นหนึ่งสัปดาห์ที่ผมทั้งเครียด ทั้งตื่นเต้น เพราะหัวหน้าให้โอกาส present กับ Steering Committee ของบริษัทในงานที่ทำอยู่

Steering Committee (ยังหาคำแปลภาษาไทยที่ถูกใจไม่เจอ) คือกลุ่มผู้บริหารระดับสูงของบริษัทที่รับผิดขอบ project ใหญ่ๆของบริษัท

ซึ่งจะมีการประชุมเพื่อตัดสินใจ แก้ปัญหา และติดความความคืบหน้าของ project เป็นระยะ โดยปกติคนที่เป็น project lead จะเป็นคน present

Project lead ซึ่งคือหัวหน้าผมเห็นว่า หัวข้อที่กำลังมีปัญหาต้องรีบตัดสินใจ คือเรื่องที่ผมรับผิดชอบอยู่ เลยให้ลองเปิดตัว present เอง (ขอบคุณครับ T__T)

ตัวผมที่เป็นมดทำงานตัวเล็กๆแม้จะเคย present งานก็ไม่น้อย ก็ยังอดป๊อดเบาๆไม่ได้ เพราะ Steering Committee แต่ละคนรุ่นใหญ่ เขี้ยวลากดินทั้งนั้น

แน่นอนว่าแม้จะพยายามเตรียมตัว และขอให้หัวหน้าช่วยโค้ชอย่างใกล้ชิด ยังมีเมามัด ต้องพักยกให้น้ำ ทำแผลบ้าง

วันนี้ present เสร็จ รีบกลับมานึกว่า ถ้าครั้งหน้าต้องขึ้นชก เอ้ย present ใหม่ ควรระวังตรงไหนบ้าง

ถือว่าเป็นเป็นบทเรียนมาฝากคนที่เตรียมนำเสนอกับผู้บริหารไว้ จะได้ไม่ต้องเจ็บซ้ำเหมือนกันนะครับ

1. background > options > recommendation ในการพูดถึงแต่ละประเด็น ให้หัวข้อเรียงลำดับตามนี้ เอาให้สั้น กระชับที่สุด เห็นความเชื่อมโยงระหว่างประเด็น และตามวิธีคิดของเราจนออกมาเป็น recommendation ได้
2. ทำ power point ให้เข้าใจง่ายที่สุด ใส่ใจในทุกคำที่ใช้ การ present ภายในสำหรับการทำงานจริงๆ ไม่เน้นความสวยงาม มีแต่ text เป็นหัวข้อตัวใหญ่ๆ และตารางแบบธรรมดาที่สุด ไม่ต้องใส่สี เล่น 50 shades ถ้าจะมีรายละเอียดอะไรให้ใส่ไว้ใน back up slide หรือ attach เป็น object ใน slide อีกที แต่สิ่งหนึ่งที่เพิ่งรู้คือการใช้คำ และลำดับการนำเสนอ ทุกคำต้องมีความหมาย ทุกประโยคต้องมีที่มาที่ไป ว่าทำไมเราถึงพูดถึง เชื่อมกับหัวข้อ หรือประเด็นอื่นยังไง เป็นเหตุผล หรือสนับสนุนกับสิ่งที่ต้องการจะเสนอตรงไหน เพราะ slide ของเราจะถูกใช้ในการอ้างอิงในอนาคต
3. lobby นอกรอบ เรื่องนี้หัวหน้าแนะนำไว้เลย เพราะถ้าหัวข้อที่ความเห็นอาจก้ำกึ่ง เสียงแตกตกลงไม่ได้ ให้นัดคุยกับนอกรอบกับ คนที่น่าจะเห็นด้วยกับเรา เพื่อให้ช่วยในที่ประชุม หรือ คนที่น่าจะไม่เห็นด้วยกับเรา เพื่ออธิบายนอกรอบก่อน
4. อย่าไว้ใจเทคโนโลยี ปกติก็ไม่ประมาทเรื่องพวกนี้อยู่แล้ว ครั้งนี้ก็ไปที่ห้องประชุม set-up อุปกรณ์ก่อนครึ่งชั่วโมง แต่เนื่องจากการประชุมนี้เป็นทั้ง telecon จาก 3 ประเทศ แถม share slide สดผ่าน meeting room software อีก ประเด็นคือตอนทดสอบไม่มีปัญหา พอเริ่มปั๊บ อีก 2 ประเทศ ไม่เห็นหน้าจอเรา แก้ยังไงก็ไม่หาย จนต้องตัดประเด็นที่ต้องดูข้อมูลจาก slide ออกไป คุยใหม่คราวหน้า ต้องบอกว่าไม่เชื่ออย่าลบหลู่จริงๆ คราวหน้าคงต้องเผื่อเวลามากกว่านี้ พร้อมธูปเทียน
5. ตอบให้ตรงคำถาม เรื่องนี้เหมือนง่าย แต่จะไม่ง่ายถ้าไม่เข้าใจความหมายแฝงของคนถาม เรื่องนี้หัวหน้ามาสอนทีหลังว่าต้องเข้าใจว่าคำถามของแต่ละคนต้องการอะไร ซึ่งหลายครั้ง คำถามไม่ตรงไปตรงมาอย่างคำพูด แต่มีการเมืองซ่อนอยู่ ก็คงต้องฝึกจับความหมายกันไป

จบงานนี้เหนื่อยแต่ก็ได้รู้อะไรใหม่ๆให้ฝึกอีกเยอะเลย

ถ้าชอบบทความนี้ คุณอาจจะสนใจ Monday’s Spark with Chutchapol.com ซึ่งผมคัดไอเดียเจ๋งๆ คำถามสั้นๆ ที่จะช่วยกระตุ้นพลังในการทำงานทุกเช้าวันจันทร์

Click Here to Subscribe