[Mentor แบบชัชๆ] เทคนิคหาเวลาให้ตัวเองสำหรับคนไม่มีเวลา

Mentor Profile: APAC Lead, Global Consulting Firm

Me: ตั้งแต่ Work From Home ช่วงโควิด ผมรู้สึกว่าตารางเต็มไปด้วย meeting back to back ไม่มีเวลาพักสั้นๆ เหมือนเมื่อก่อนที่มีเวลาเดินทางไปหาลูกค้า หรืออย่างน้อยก็เดินเปลี่ยนห้องประชุม

Mentor: ผมก็เป็นอย่างนั้นเหมือนกันครับ

Me: พี่มีเทคนิคอะไรแนะนำมั้ยครับ ผมว่าตัวเองไม่สามารถทำงานแบบนี้ได้ยาวๆ อย่างมีประสิทธิภาพ

Mentor: อย่างแรกที่ผมทำคือการ block เวลาให้ตัวเอง ทั้งเพื่อสุขภาพกาย สุขภาพใจ และเวลาสำหรับ deep work

Me: พี่ช่วยขยายความหน่อยครับ

Mentor: ผมให้ความสำคัญกับการออกกำลังกายมาก ตอนเช้าๆ หรือบ่ายๆ วันไหนไม่มีประชุม จะไปว่ายน้ำ ซึ่งตอนว่ายก็ได้คิดเรื่องงานได้ยาวๆ แบบไม่มีใครมากวนได้ด้วย

เรื่องสุขภาพใจผมใช้วิธีการเปลี่ยนสถานที่ให้มี transition จำลองเหมือนก่อนโควิด อย่างห้องทำงานผมอยู่ชั้น 2 ถ้ามีเวลาระหว่างประชุม 3-5 นาที ผมจะลุกลงไปหยิบน้ำ หรือชงกาแฟที่ห้องครัวข้างล่าง และตัวเองรู้สึกว่าแต่ละประชุมมีจุดเริ่มต้น และสิ้นสุดที่ชัดเจน ไม่ได้นั่งยาวอยู่นานจอทั้งวัน แถมยังใช้โอกาสนี้คุยกับภรรยา และลูกที่อยู่ข้างล่างเพื่อ relax สั้นๆ ได้

ส่วนเวลาสำหรับ deep work เช่น วางแผน strategy หรืองานสำคัญที่ต้องการเวลา 2-3 ชั่วโมงต่อเนื่อง ผมมักจะใช้วิธีเปลี่ยน environment เป็นที่ใหม่ๆ ที่ไม่คุ้นเคย เช่น ร้านกาแฟ หรือเดินในสวน ส่วนตัวผมคิดว่าทำให้สมองตื่นตัว และ focus สำหรับคิดอะไรใหม่ๆ ได้ดีนะ

Me: ผมก็พยายามทำนะครับ ปกติ Outlook จะแนะนำ Focus Time ให้ซึ่งก็ดูเหมือนดี แต่พอเวลาใกล้ๆ เข้ามา ถ้าลูกค้า หรือทีมขอเวลามาผมก็มักจะให้ priority ของลูกค้าก่อน แล้วเอางานตัวเองไปทำตอนกลางคืน

Mentor: ผมเข้าใจคุณนะ ถ้าลูกค้าคุณเป็น CEO ที่ไม่มีเวลาว่างเลย ผมเองก็ให้ priority ลูกค้าก่อนเหมือนกัน แต่สิ่งที่ผมทำถึงจะต้อง schedule เวลาของตัวเองใหม่ทันที แปลว่า focus time ที่เรากันไว้สำหรับตัวเองจะไม่ได้หายไปไหน แค่เลื่อนหรือสลับกับตารางอื่นเฉยๆ

ที่สำคัญคือคุณต้อง protect เวลาของคุณเองด้วยการ reschedule focus time ทันทีที่มีตารางอื่นแทรก ไม่อย่างนั้นเวลาของตัวคุณเองก็จะหายไป และไ่ม่มีใครสนใจเวลาทำงานของคุณนอกจากตัวคุณเอง

Me: ขอบคุณที่แนะนำครับพี่

Mentor: ถ้าเป็น internal meeting หรือ catch up กับทีมที่จะมาแทรกเวลาที่เรา block ไว้ก่อนสำหรับตัวเอง ต้องใจแข็ง แล้ว push back กลับไปบ้าง หรือไม่ก็เลื่อนออกไปก่อน ไม่อย่างนั้นคุณจะ overwhelmed เอง

Me: เข้าใจแล้วครับ มีเทคนิคอื่นที่อยากแนะนำเพิ่มมั้ยครับ

Mentor: ถ้าสังเกต จะเห็นว่า default เวลานัดประชุมใน Outlook จะเป็น 30 นาที หรือ 60 นาที ใช่มั้ย ลองไปเปลี่ยน setting ให้เป็น slot ละ 20 นาทีดู แล้วบอกทีมว่าต่อไปเวลานัดประชุมแทนที่จะเป็น 30 หรือ 60 นาที ให้นัด 20 หรือ 45 นาทีแทน ในมุมหนึ่งจะเป็นเพิ่มประสิทธิภาพให้การประชุมกระชับขึ้น และขณะเดียวกันเอาได้ built-in micro break เข้าไปในตารางเราด้วย เพราะสมมติว่าเรานัดประชุม 10.00-10.20 น. โอกาสที่คนที่จะนัดประชุมต่อน่าจะเป็น 10.30 น. ทำให้เรามีเวลา buffer สำหรับ break 10 นาที ก่อนประชุมต่อไป

Me: ว้าว ขอจดก่อนครับ เทคนิคนี้ผมจะนำไปใช้เลย

Mentor: แล้วอีก 2 อาทิตย์มาเล่าให้ผมฟังนะ ว่าใช้แล้วเป็นอย่างไรบ้าง

Me: ได้เลยครับ