เทคนิค Virtual Meeting อย่างมืออาชีพ

From all around / 12 April 2016 / 3

ผมยังจำความรู้สึกครั้งแรกที่หัวหน้าบอกให้เข้า conference call กับต่างประเทศได้เป็นอย่างดี ทั้งตื่นเต้นไม่รู้ต้องกดอะไรบ้าง แถมกลัวว่าจะฟังคนอื่นพูดไม่รู้เรื่อง หรือไม่ก็กลัวคนอื่นจะฟังเราพูดไม่รู้เรื่อง (แต่กลัวอย่างหลังมากกว่า)

10 ปีผ่านมา การเข้าประชุมทั้ง conference call กับ video conference ซึ่งเรียกรวม ๆ กันว่า virtual meeting กลายเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานของผม และคนทำงานจำนวนไม่น้อยอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

คนทำงานก็ต้องปรับตัวกับการประชุมแบบฟังแต่เสียง แต่ไม่เห็นหน้า หรือหลัง ๆ เริ่มมีเห็นหน้าถ้าเป็น video conference แม้จะไม่ดีเท่าประชุมในห้องเดียวแบบเจอกันตัวเป็น ๆ แต่ก็ต้องยอมรับเพราะช่วยประหยัดเวลา และค่าใช้จ่ายในการเดินทางของบริษัทได้ไม่น้อย

แถมเทคโนโลยีก็พัฒนาทำให้การจัด virtual meeting ง่ายเพียงกด 2-3 ปุ่ม เราก็พร้อมจะเชื่อมต่อกับคนทั่วโลก

แต่เทคโนโลยี กับระยะทาง ก็ยังเป็นปัญหาสำหรับการประชุมทางไกลไม่น้อย

คลิปนี้รวบรวมเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่าง virtual meeting ได้เสียดสีอย่างมีอารมณ์ขัน แต่โดนใจที่คนที่เคยผ่านประสบการณ์เช่นนี้มาก่อน ชนิดที่มีหัวเราะทั้งน้ำตา

[youtube id=”DYu_bGbZiiQ”]

เพื่อช่วยให้การจัด และร่วม virtual meeting ครั้งต่อไปราบรื่น และมีประสิทธิภาพอย่างมืออาชีพ ผมขอแนะนำเทคนิคง่าย ๆ ดังนี้

ก่อนการประชุม

คนจัดการประชุม (Host)

  • ทดสอบอุปกรณ์ต่างๆ ที่จะใช้ในการประชุม ทั้งคอมพิวเตอร์ โปรเจคเตอร์ ระบบเสียง ไฟล์ต่าง ๆ อย่างน้อย 15 นาทีก่อนเริ่มประชุม ถ้าจะมีการแสดงไฟล์ผ่าน conference software เช่น WebEx ให้เพื่อนร่วมงานทดลองต่อเพื่อทดสอบดูความเรียบร้อย และเช็คความหน่วงของ network
  • เลือกแชร์เฉพาะโปรแกรมที่เกี่ยวข้อง ไม่ควรแชร์หน้าจอของเรา (My Screen) ทั้งหมด
  • ในกรณีที่แชร์ PowerPoint ใน presentation mode ให้เลือก Duplicate screen เพื่อให้คนอื่นเห็น slide เต็มหน้าจอเหมือนกัน

คนเข้าร่วมประชุม

  • โทรเข้าก่อนเวลาเริ่มประชุมประมาณ 5 นาที ควรเผื่อเวลาขั้นตอนต่าง ๆ เช่น กด meeting code, security code, สัญญาณช้า หรือปัญหาทางเทคนิคต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น
  • เวลาที่ระบุว่าเริ่มประชุม คือ เวลาที่เริ่มประห
  • เมื่อสายต่อเข้ามาในห้องประชุมแล้วให้แนะนำตัวเองให้คนจัดการประชุม (host) และคนอื่นที่เข้ามาก่อนทราบ โดยบอกชื่อ และหน่วยงาน / ประเทศ / ทวีป ขึ้นอยู่กับหัวข้อ และมีใครในการประชุมบ้าง
  • Mute สายรอ เพื่อป้องกันเสียงที่ไม่ต้องการเข้าไปในสายและลดเสียง echo

ระหว่างการประชุม

คนจัดการประชุม (Host)

  • แนะนำวิธีการ “ยกมือ” หรือส่งสัญญาณเมื่อมีคำถาม หรือความคิดเห็นอย่างไร 
  • Mute สายของคนที่เข้าร่วมการประชุมระหว่างการนำเสนอ
  • พยายามพูดให้กระชับ ตรงประเด็นทุกสุด
  • ถ้าใช้ภาษาอังกฤษในการประชุม พยายามออกเสียงคำให้ชัด และพูดให้ช้าลงเล็กน้อย
  • หากถามคำถาม หรือขอความคิดเห็น ให้เวลาคนในสายประมาณ 4-5 วินาที ก่อนจะข้ามไปประเด็นอื่น
  • ถ้าใช้เวลาประชุมนานกว่า 1.5-2 ชั่วโมง อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ควรมีพัก 10-20 นาที
  • ถ้าได้ยินเสียง echo (บางครั้งจะดังขึ้นเรื่อย ๆ จนปวดหู) ให้ mute ทุกสาย

คนเข้าร่วมประชุม

  • ก่อนจะเริ่มพูด หรือตั้งคำถามให้พูดชื่อตัวเองก่อน (This is Chut. I think …) เพื่อให้คนอื่นทราบว่าใครเป็นคนพูด แม้โปรแกรมประชุมสมัยใหม่สามารถบอกได้ว่าใครกำลังพูดอยู่ แต่ก็ยังแนะนำให้พูดชื่อตัวเอง
  • เว้น 2-3 วินาที ก่อนจะพูดต่อจากคนอื่น ให้เผื่อเวลาในระบบ conference call โดยเฉพาะการประชุมที่มีคนในสายมากกว่า 10 คนโทรเข้าจากที่ต่าง ๆ รอบโลก
  • อย่าคุยกันเอง หรือมี side discussion 

สำหรับ video conference

  • เผื่อเวลาในการ setup และทดสอบให้เพียงพอ
  • ปรับแสงในห้องให้เหมาะสม
  • ถ้าเป็นไปได้ แนะนำให้ใส่เสื้อสีพื้น เสื้อลายทางเล็ก ๆ จะดูลายตาบนจอ และดึงดูดความสนใจโดยไม่จำเป็น
  • เวลาพูดให้มองที่กล้อง เพื่อสร้างความรู้สึกว่าเราคุยกับอีกฝ่าย และเพิ่ม engagement ในการประชุม

ถ้าใครมีเทคนิคอะไรเพิ่มเติมฝากแนะนำไว้ใน comment ด้านล่างนี้นะครับ

________________________________________________________________________________

ถ้าชอบบทความนี้ คุณอาจจะสนใจ Monday’s Spark with Chutchapol.com ซึ่งผมคัดไอเดียเจ๋งๆ คำถามสั้นๆ ที่จะกระตุ้นพลังในการทำงานทุกเช้าวันจันทร์

Click Here to Subscribe