เทคนิค Virtual Meeting อย่างมืออาชีพ
ผมยังจำความรู้สึกครั้งแรกที่หัวหน้าบอกให้เข้า conference call กับต่างประเทศได้เป็นอย่างดี ทั้งตื่นเต้นไม่รู้ต้องกดอะไรบ้าง แถมกลัวว่าจะฟังคนอื่นพูดไม่รู้เรื่อง หรือไม่ก็กลัวคนอื่นจะฟังเราพูดไม่รู้เรื่อง (แต่กลัวอย่างหลังมากกว่า)
10 ปีผ่านมา การเข้าประชุมทั้ง conference call กับ video conference ซึ่งเรียกรวม ๆ กันว่า virtual meeting กลายเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานของผม และคนทำงานจำนวนไม่น้อยอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
คนทำงานก็ต้องปรับตัวกับการประชุมแบบฟังแต่เสียง แต่ไม่เห็นหน้า หรือหลัง ๆ เริ่มมีเห็นหน้าถ้าเป็น video conference แม้จะไม่ดีเท่าประชุมในห้องเดียวแบบเจอกันตัวเป็น ๆ แต่ก็ต้องยอมรับเพราะช่วยประหยัดเวลา และค่าใช้จ่ายในการเดินทางของบริษัทได้ไม่น้อย
แถมเทคโนโลยีก็พัฒนาทำให้การจัด virtual meeting ง่ายเพียงกด 2-3 ปุ่ม เราก็พร้อมจะเชื่อมต่อกับคนทั่วโลก
แต่เทคโนโลยี กับระยะทาง ก็ยังเป็นปัญหาสำหรับการประชุมทางไกลไม่น้อย
คลิปนี้รวบรวมเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่าง virtual meeting ได้เสียดสีอย่างมีอารมณ์ขัน แต่โดนใจที่คนที่เคยผ่านประสบการณ์เช่นนี้มาก่อน ชนิดที่มีหัวเราะทั้งน้ำตา
[youtube id=”DYu_bGbZiiQ”]
เพื่อช่วยให้การจัด และร่วม virtual meeting ครั้งต่อไปราบรื่น และมีประสิทธิภาพอย่างมืออาชีพ ผมขอแนะนำเทคนิคง่าย ๆ ดังนี้
ก่อนการประชุม
คนจัดการประชุม (Host)
- ทดสอบอุปกรณ์ต่างๆ ที่จะใช้ในการประชุม ทั้งคอมพิวเตอร์ โปรเจคเตอร์ ระบบเสียง ไฟล์ต่าง ๆ อย่างน้อย 15 นาทีก่อนเริ่มประชุม ถ้าจะมีการแสดงไฟล์ผ่าน conference software เช่น WebEx ให้เพื่อนร่วมงานทดลองต่อเพื่อทดสอบดูความเรียบร้อย และเช็คความหน่วงของ network
- เลือกแชร์เฉพาะโปรแกรมที่เกี่ยวข้อง ไม่ควรแชร์หน้าจอของเรา (My Screen) ทั้งหมด
- ในกรณีที่แชร์ PowerPoint ใน presentation mode ให้เลือก Duplicate screen เพื่อให้คนอื่นเห็น slide เต็มหน้าจอเหมือนกัน
คนเข้าร่วมประชุม
- โทรเข้าก่อนเวลาเริ่มประชุมประมาณ 5 นาที ควรเผื่อเวลาขั้นตอนต่าง ๆ เช่น กด meeting code, security code, สัญญาณช้า หรือปัญหาทางเทคนิคต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น
- เวลาที่ระบุว่าเริ่มประชุม คือ เวลาที่เริ่มประห
- เมื่อสายต่อเข้ามาในห้องประชุมแล้วให้แนะนำตัวเองให้คนจัดการประชุม (host) และคนอื่นที่เข้ามาก่อนทราบ โดยบอกชื่อ และหน่วยงาน / ประเทศ / ทวีป ขึ้นอยู่กับหัวข้อ และมีใครในการประชุมบ้าง
- Mute สายรอ เพื่อป้องกันเสียงที่ไม่ต้องการเข้าไปในสายและลดเสียง echo
ระหว่างการประชุม
คนจัดการประชุม (Host)
- แนะนำวิธีการ “ยกมือ” หรือส่งสัญญาณเมื่อมีคำถาม หรือความคิดเห็นอย่างไร
- Mute สายของคนที่เข้าร่วมการประชุมระหว่างการนำเสนอ
- พยายามพูดให้กระชับ ตรงประเด็นทุกสุด
- ถ้าใช้ภาษาอังกฤษในการประชุม พยายามออกเสียงคำให้ชัด และพูดให้ช้าลงเล็กน้อย
- หากถามคำถาม หรือขอความคิดเห็น ให้เวลาคนในสายประมาณ 4-5 วินาที ก่อนจะข้ามไปประเด็นอื่น
- ถ้าใช้เวลาประชุมนานกว่า 1.5-2 ชั่วโมง อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ควรมีพัก 10-20 นาที
- ถ้าได้ยินเสียง echo (บางครั้งจะดังขึ้นเรื่อย ๆ จนปวดหู) ให้ mute ทุกสาย
คนเข้าร่วมประชุม
- ก่อนจะเริ่มพูด หรือตั้งคำถามให้พูดชื่อตัวเองก่อน (This is Chut. I think …) เพื่อให้คนอื่นทราบว่าใครเป็นคนพูด แม้โปรแกรมประชุมสมัยใหม่สามารถบอกได้ว่าใครกำลังพูดอยู่ แต่ก็ยังแนะนำให้พูดชื่อตัวเอง
- เว้น 2-3 วินาที ก่อนจะพูดต่อจากคนอื่น ให้เผื่อเวลาในระบบ conference call โดยเฉพาะการประชุมที่มีคนในสายมากกว่า 10 คนโทรเข้าจากที่ต่าง ๆ รอบโลก
- อย่าคุยกันเอง หรือมี side discussion
สำหรับ video conference
- เผื่อเวลาในการ setup และทดสอบให้เพียงพอ
- ปรับแสงในห้องให้เหมาะสม
- ถ้าเป็นไปได้ แนะนำให้ใส่เสื้อสีพื้น เสื้อลายทางเล็ก ๆ จะดูลายตาบนจอ และดึงดูดความสนใจโดยไม่จำเป็น
- เวลาพูดให้มองที่กล้อง เพื่อสร้างความรู้สึกว่าเราคุยกับอีกฝ่าย และเพิ่ม engagement ในการประชุม
ถ้าใครมีเทคนิคอะไรเพิ่มเติมฝากแนะนำไว้ใน comment ด้านล่างนี้นะครับ
________________________________________________________________________________
ถ้าชอบบทความนี้ คุณอาจจะสนใจ Monday’s Spark with Chutchapol.com ซึ่งผมคัดไอเดียเจ๋งๆ คำถามสั้นๆ ที่จะกระตุ้นพลังในการทำงานทุกเช้าวันจันทร์